Запись читателей в АБИС «OPAC-Global»

Для обеспечения развития Единой компьютерной сети общедоступных библиотек Новосибирской области в 2016 году в рамках долгосрочной целевой программы «Развитие государственных информационных систем, информационного общества и формирование электронного правительства Новосибирской области на 2012-2016 годы» были приобретены персональные компьютеры для библиотек Новосибирской области в количестве 110 шт. Компьютеры предназначены для автоматизации библиотечных процессов, а именно для внедрения в центральных библиотеках современного формата обслуживания пользователей - выдачи документов в автоматизированном режиме, из них 45 компьютеров предназначены для создания нового Автоматизированного рабочего места (АРМ) для записи и перерегистрации читателей (по одному компьютеру для центральной и центральной детской библиотеки). Распределение компьютеров обусловлено местом расположения детских и центральных библиотек. Для библиотечных систем, у которых детская библиотека находится в одном здании с ЦБ, выделен один компьютер для создания одного АРМ. Для библиотек, находящихся в разных зданиях – выделены два компьютера, для организации индивидуальных АРМов.
На каждом компьютере установлена лицензионная операционная система, стандартное программное обеспечение. Для этих же 45 компьютеров в 1 кв. 2017 года в рамках долгосрочной целевой программы было приобретено антивирусное программное обеспечение «Касперский». Отделом разработки и сопровождения систем НГОНБ была организована установка программного обеспечения на указанных компьютерах. Библиотекам были направлены информационные письма с инструкциями по установке ПО «Касперский» с формой обратной связи.
Дополнительно необходимо подключение каждого компьютера к сети интернет, которое должно быть надежным, устойчивым и обладать скоростью не менее 1 мбит/с. Подробнее см. в «Приложении № 1» к договору о совместной деятельности по созданию единой компьютерной сети общедоступных библиотек Новосибирской области «Обязательный минимальный состав программно-технологического комплекса участника».
Запись читателей и их обслуживание будет проходить в АБИС «OPAC-Global». Для входа в АБИС «OPAC-Global» необходимо использовать браузеры Internet Explorer или Google Chrome последних версий. При использовании других браузеров, возможно некорректное отображение данных и неверная работа некоторых функций системы.
Новое Автоматизированное рабочее место для записи и перерегистрации читателей рекомендуется размещать внутри помещения, рядом с входом в библиотеку, в наиболее удобном для читателей месте. В том случае, если в библиотеке нет такой возможности, то - в отделе обслуживания читателей.
При планировании размещения и организации АРМов необходимо учитывать требования Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных».

Библиотека вне зависимости от её типа и вида обрабатывает определённые категории персональных данных пользователей: читателей и сотрудников. При этом библиотека при обработке персональных данных обязана принимать требуемые организационные меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также от иных неправомерных действий.
Для проведения общедоступными библиотеками области мероприятий по обеспечению безопасности персональных данных в феврале 2017 года был проведен семинар по теме «Как выполнять требования Федерального Закона № 152-ФЗ «О персональных данных»».
Видеозапись и материалы семинара размещены на странице сайта НГОНБ «Библиотекам», раздел «Методическое консультирование», подраздел «Защита прав субъекта персональных данных».
Кроме этого в первом видеоуроке обучающего курса по записи читателей в АБИС «OPAC-Global» приведены основополагающие нормативные документы для разных способов обработки персональных данных и организационные меры по защите персональных данных.
Сейчас в качестве материальных носителей будут использоваться бумажные носители – это Согласия читателей.

Для записи читателей в АБИС открыт доступ только для тех сотрудников, которые непосредственно будут вести запись читателей. Каждая библиотека предоставляет список специалистов, которым подключается модуль «Запись пользователей/читателей».

У специалистов всех библиотек есть возможность неоднократно просматривать видеоуроки семинара по записи читателей в АБИС «OPAC-Global». Эти же уроки можно использовать для обучения новых сотрудников.
Видеоуроки находятся на сайте НГОНБ в разделе: Наша деятельность – Библиотекам - Методическое консультирование – Семинар «Запись читателей в АБИС «OPAC-Global»».

Чтобы осуществлять автоматизированную выдачу литературы, необходимо в электронную карточку читателя вносить индивидуальный штрихкод и выдавать читателю читательский билет с этим же штрихкодом, т.к. идентификация читателей в АБИС происходит только с помощью штрихкода. Программа «Библиоштрих» предназначена для генерации штрихкодов, которые размещаются на читательских билетах. Для каждой библиотеки выданы индивидуальные логин и пароль для входа в программу. Программа позволяет одновременно генерировать штрихкоды и читательские билеты с этими же номерами, а также можно многократно распечатать сгенерированные штрихкоды. Штрихкоды распечатываются на наклейки.

Нет. При ежегодной перерегистрации читателя, ему не надо менять читательский билет.

Новый читательский билет выдается читателю только:
- при утере билета;
- билет имеет негодное состояние, в этом случае выданный ранее билет уничтожается;
- если читательские билеты разных категорий различаются по художественному оформлению, то при изменении категории в электронном формуляре, читателю выдается новый читательский билет, а в электронной карточке читателя изменяется срок использования билета.

Рекомендуется продолжать вести учет вновь записанных и перерегистрированных читателей в обычном порядке до конца 2017 года.

Удаление записей программистом позволит делать меньше ошибок в процессе удаления, сократит время сотрудников библиотеки на поиск электронных формуляров читателей, проверку на наличие книг на руках у этих читателей.

При утере читателем читательского билета, ему выдается новый билет с новым номером. Найдите электронную карточку читателя в базе АБИС. Для поиска заполните данные в поля : группа библиотеки, Имя и Отчество читателя, дату его рождения. Отметьте галочкой нужную запись, слева в меню выберите «Редактирование записи». Скопируйте записанный в карточке номер штрихкода читательского билета. Откройте раздел «Идентификационные данные». В поле «Выдача дубликата» внесите скопированный номер штрих кода. В поле штрихкод внесите новый номер штрихкода с нового читательского билета. Найдите Согласие читателя на обработку его персональных данных, сделайте отметку о выдаче нового читательского билета и запишите новый штрихкод.

Нет, читатель уже записан в библиотеку и имеет читательский билет. Если читатель с категорией «Разовый» - утерял свой билет, то в этом случае ему выдается - новый.
Если читатель пришел с билетом, то необходимо продлить срок действия читательского билета на один день.
Можно обратиться к читателю с предложением - заполнить согласие на обработку персональных данных. Если Согласие заполнено, то изменить категорию и срок действия читательского билета, продлив его на год.

Согласия читателей по истечению 3-лет уничтожаются путем измельчения бумаги в очень мелкие полоски или крошечные кусочки.

Для читателя с категорией «Разовый» - достаточно внести в электронный формуляр имя-отчество читателя, дату рождения и номер штрихкода читательского билета. Для читателя с категорией «Временный» - необходимо внести все данные читателя.

В АБИС электронный формуляр заполняется только индивидуально на каждого читателя. Каждый читатель по своему читательскому билету сможет взять литературу для всех членов семьи.

Любой читатель, записанный в одну из библиотек, может посещать другую библиотеку по выданному читательскому билету. При первой отметке посещения читателем любого из отделов обслуживания центральной и детской библиотеки, в АБИС фиксируется этот читатель, как новый в этом отделе. В итоге в статистическом отчете о посещениях для каждого отдела выстраивается собственная статистика по записанным читателям.

Приезжих детей до 14 лет можно записывать по Согласию совершеннолетнего представителя (бабушка, дедушка, тетя и др. родственники), который имеет постоянную прописку, и присваивать для этих детей категорию «Абонемент». Дети после 14 лет – записываются по своему паспорту и обслуживаются в соответствии с Правилами библиотеки.

Нет. Статистика по количеству записанных читателей в каждом отделе формируется самостоятельно, если для каждого читателя делать отметки о посещении.

Такой пользователь учитывается как обычный читатель, т.е. необходимо сделать запись в АБИС и выдать читателю читательский билет.

Дети от 14 лет и старше записываются по своему паспорту. Дети до 14 лет записываются в библиотеку по паспорту своего совершеннолетнего представителя, который заполняет согласие на обработку персональных данных, но в электронную карточку АБИС вносим данные ребенка. В качестве представителя может выступать близкий совершеннолетний родственник ребенка (мать, отец, бабушка и др.).

Для поиска читателя по его номеру штрихкода достаточно заполнить поле «Штрихкод» в модуле «Запись пользователей/читателей» - «Запись читателей» и нажать кнопку «Искать».

Для работы с детьми необходимо предварительно заключить договор со школой (лицеем, колледжем) для обеспечения возможности записи детей, которые пришли из школы целым классом. В этом случае, сопровождающий школьников учитель приносит персональные данные представителей для детей до 14 лет или самих детей, возрастом 14 лет и старше, и только в этом случае можно проводит запись детей в библиотеку.

Для учета посещения мероприятий детьми ведется отдельная статистика, пользователи, которые пришли на мероприятие не записываются как читатели и не вносятся в АБИС. Электронная карточка читателя в АБИС создается только для тех пользователей, которые по завершению мероприятия пожелали записаться в библиотеку. Если дети пришли на мероприятие классом, то необходимо предварительно заключить договор со школой (лицеем, колледжем) для обеспечения возможности записи детей в библиотеку.

При отключении Интернет или электричества обслуживание читателей в АБИС будет невозможно.

Методические решения по этому вопросу принимают только специалисты НГОНБ. При заполнении карточки читателя в поле «Город» записывается название города с заглавной буквы, в приведенном примере записываем «Карасук». Если населенный пункт – село, поселок, деревня и т.д., то название населенного пункта необходимо начинать записывать с названия района, в этом случае: «Карас. р-н, с. Троицкое».

Если в читальном зале нет компьютера, то статистику там вести в обычном режиме, без использования АБИС.

Задолжников прошлого периода регистрировать в обычном порядке. Сейчас не рассматриваем выдачу литературы в автоматизированном режиме.

Нет, необходимо использовать все значения справочных файлов и выбирать значения, которые соответствуют действительности.

Если пользователь безработный, то в поле «Сфера деятельности» необходимо ставить значение «Прочие».

Да, верно.

Категория «Абонемент» дает право читателям брать книги на дом, также эти читатели смогут посещать читальный зал и брать литературу.

Образцы форм журналов НГОНБ можно взять, обратившись в «Отдел записи и контроля».